商务传真、公函、邮件使用规范

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商务传真、公函、邮件使用规范

作者：宁波蓝天电脑培训学校，时间：2014 11 30

第一部分公务类传真规范

一、发送传真

1. 每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确；

2. 对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通；

3. 传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；

4. 由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一；

5. 对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。

二、注意事项

1. 收到传真后，如需回复的，应尽快回复；

2. 收到的传真应分类妥善保存或处理；

3. 对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认；

4. 涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。

三、传真格式及模板

1. 页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等；

2. 上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等；

3. 正下方为正文；

4. 正文应有标题，表明本传真的主题；

5. 应有收件人尊称和问候语；

6. 正文结束后应有问候语；

7. 落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等；

8. 传真模板见附件一。

第二部分公函规范
一、发送公函

1. 作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确；

2. 公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；

3. 公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节；

4. 由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句；

5. 公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出；

6. 公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认；

7. 公函应妥善保管，一般应交专人负责公函存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

二、接收公函

1. 接收到对方公函，应根据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应及时做出回复；

2. 接收到的公函，应分类安排存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

三、公函格式及模板

1. 页眉为公司标志，页角为公司地址、电话、传真等；

2. 标题为公函主题，标题下需注明往来函号；

3. 左上角为收件单位、收件人姓名等；

4. 正下方为正文；

5. 应有收件人尊称和问候语；

6. 正文结束后应有问候语；

7. 落款应包括完整的公司名称、日期等；

8. 公函模板见附件二。

第三部分公务类电子邮件规范
一、发送邮件

每一封邮件，都要标明一个主题，主题要明确；

2. 信件内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达的不够清楚，而造成不必要的误解或行动；
3. 由于传送出去的信息将可能会永久留存，因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的每个字句。
二、回复邮件
1. 每天检查新邮件，并尽快回复；
2. 回复信件时，适当附带上原文，这样别人知道你是为什么而回复的。注意，不要把原文全部附带，而只需要附带上回复的那段；
3. 要回复他人信件时，请使用“回复”的功能，不要另起标题而造成对方的混淆；
4. 切勿将涉及商业机密或个人隐私的邮件，在未经同意前，转发给第三者。
三、传送规范
1. 注明发件人及其身份；
2. 遵守法律法规规定，尊重知识产权，凡是引用或改编他人文字或图片作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重；
3. 注意附件的使用，如果附件内容不长时，尽量直接撰写于信件中，若一定要使用附件功能，也须注意附件的撰写软件是否能被对方正常使用；
4. 定期检查计算机系统的时间与日期是否正确；
5. 发送邮件较大时，请尽量利用压缩工具把信件压缩，以加快收件人的收信时间。为避免浪费对方的宝贵时间，应谨慎考虑传送信息容量的大小；
6. 凡涉秘文件以EMAIL方式传递时均须加密。

四、邮件格式及模板

1. 抬头为收件人姓名和问候语；
2. 中间为正文；
3. 正文结束后应有问候语；
4. 落款应包括完整的发信人姓名、日期、所属部门、联系方法等；
5. 发往客户的邮件推荐使用统一邮件格式，清晰明了，使用客户阅读。以hotmail为例，建立模板的方法为：在工具栏里选择“模板”按钮，进入模板管理画面，然后在“新邮件模板”中选择“普通信件”，按下文中模板格式建立模板，编辑完毕后，选择“保存”。同样，按下文中模板格式分别建立回复邮件（在“回复邮件模板”中选择“普通信件”）和转发邮件的模板（在“转发邮件模板”中选择“普通信件”）。三种邮件均应设为“文本”格式。

6. 邮件模板如下：

，您好！

致
礼！

某某某（姓名）
%DATE
---------------------------------
---------------有限公司
地址：------------------------------------
电话：0571－8717****
传真：0571－8641****
邮箱: *****@****.com
MSN：******0@hotmail.com

------------------有限公司
二零一零年叁月五日

主题词：传真公函邮件规范
主送：各部门
抄送：公司领导
拟稿人：王祥龙校核人：审核人：
附件一：

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